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机械部


机械工业档案工作管理规定
1994年4月20日，机械部

第—章 总 则
第—条 为了加强机械工业档案工作、为社会主义市场经济服务， 为改革开放和经济建设服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益， 根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》、 《机关档案工作条例》、《国营企业档案管理暂行规定》， 结合机构工业档案工作的实际情况，特制定本规定。
第二条 机械工业档案，是指在科研、生产、基建、经营、 教育等项工作活动中直接形成具有保存和利用价值的， 并按归档要求整理归档的不同载体的分部文件材料。
第三条 机械工业档案是机械工业各项工作活动的真实记录和历史凭证。各单位应坚持集中统一管理档案的基本原则， 使各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第四条 机械工业档案工作是机械工业各项工作的重要组成部分， 是机械工业基础管理工作之一，是提高经济效益、 社会效益不可缺少的一个环节。各单位应把档案工作纳入本单位领导工作的议事日程， 纳入各项工作程序和科研、生产、基建、经营、教育等工作计划， 纳入有关人员的职责范围，并纳入经济责任制进行考核。

第二章 体制、机构和任务
第五条 机械工业档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制， 机械工业部和各省、自治区、 直辖市及计划单列市机械工业部门应当建立健全适应工作需要的档案工作机构，以加强档案工作。
第六条 各省、自治区、 直辖市及计划单列市的机械工业主管部门和国家计划单列机械企业集团公司，是本地区、 本部门和本企业集团公司所属企、事业单位的归口管理部门，对其所属企、 事业单位的档案工作实行直接领导和管理。
第七条 机械工业部对各省、自治区、 直辖市及计划单列市的机械工业档案工作实行行业管理。其主要任务是：
（一）贯彻和组织实施党和国家有关档案工作的方针、政策， 研究制定并组织实施机械工业档案事业发展的长远规划和年度计划。
（二）依据《中华人民共和国档案法》， 组织制定机械工业档案工作法规、标准，并组织实施。
（三）做好调查研究和组织协调工作，加强机械工业的档案保护、 现代化管理技术研究的业务指导、监督与检查。
（四）负责机械工业档案教育和在职档案干部的培训工作， 不断提高档案工作人员的业务素质。
（五）负责对部档案馆进行业务指导工作。
（六）负责组织档案科学技术进步奖的申报和评审工作。
（七）协助人事干部部门， 组织档案专业技术职务任职资格的评审工作。
对部属企、事业单位的档案工作实行直接管理。
第八条 各企、 事业单位和国家计划单列机械企业集团公司是形成和利用档案的主体，是搞好档案工作的关键，应适应综合管理的要求， 实现一个单位各种门类、各种载体档案的集中统一管理。有条件的大、 中型企业、事业单位应设置独立的档案管理机构。其主要任务是：
（一）贯彻执行党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规，制订本单位的有关管理制度和实施细则。
（二）加强档案管理的业务建设， 逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、现代化。
（三）认真搞好档案编研工作，大力开发档案信息资源， 积极主动提供利用，更好地为各项工作服务。
（四）搞好横向联系、加强档案工作的交流和协作。
（五）负责向有关专业档案馆移交应进馆的档案。
（六）有计划地培训档案干部，不断提高档案干部队伍的业务素质。
第九条 机械工业档案工作接受国家档案行政管理部门的监督、 检查和指导。各单位的档案工作，应由厂长或副厂长（院长、所长、 经理）或总工程师直接领导，在业务上同时受所在地区档案局的指导、监督和检查。

第三章 档案干部
第十条 各单位要配备适应工作需要的具有中专（高中）以上文化程度和业务素质较高的档案干部，同时， 还要配备一定数量的工程技术人员充实档案队伍。档案干部要保持相对稳定。
第十—条 档案干部要努力学习建设有中国特色的社会主义理论， 坚持四项基本原则，认真贯彻《中华人民共和国档案法》， 执行党和国家有关档案工作的方针、政策，熟悉本单位科研、生产、基建、经营、 教育等工作程序和公文处理工作程序，掌握各门类档案的特点，能胜任本职工作，完成领导文给的档案工作任务。
第十二条 各单位要加强对档案干部的教育、培训和考核， 按国家有关规定，根据本人的业务能力和工作实绩， 配合人事干部部门做好评职、调资、晋升工作。对档案工作做出成绩， 取得较大的经济效益或社会效益者，应按国档发〔1987〕5号文《国家挡案局科学技术进步奖试行办法》给予表扬和嘉奖。对于工作不负责任，违反档案工作法规， 造成国家财产损失者，应给予行政处罚，情节严重，触犯刑律的，应依法追究法律责任。

第四章 文件材料的形成、积累和归档
第十三条 各单位应当建立健全文件材料的归档制度，确保科研、 生产、基建、经营、教育等每项任务完成后，均有完整、准确、 系统的文件材料归档保存。
第十四条 各单位必须将文件材料的形成、积累、 整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，实行“四同步”管理。即布置、 检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条 凡属应当归档的文件材料是国家的公有财产， 是维护本单经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据， 任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有。各单位工作人员因公出国学刁、 考察和参加专业技术会议所获得的文件材料，要按规定及时向档案部门归档，未经档案部门签字，财务部门不予报销差旅费。
第十六条 实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档的制度。 科研、生产、基建、经营、教育或其它工作任务等在完成或告一段落后， 由承办单位负责人责成有关人员按照归档的要求， 将所形成的文件材料进行系统整理，组成保管单位，注明密级，填写保管期限， 经项目负责人审查签署后，送交档案部门归档。
第十七条 各单位在每项科研成果、产品定型、 基建工程竣工及其它技术项目鉴定验收时，必须有档案部门人员参加， 对应归档的文件材料进行审查验收，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收，不得申报成果。
第十八条 文件材料的归档范围是：本单位在科研、生产、基建、 经营、 教育和各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种载体的文件材料（含缩微胶灯、照片、录音、录像和计算机盘片等）。
第十九条 归档的文件材料，应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，图像清晰，签字手续完备，装订整齐，符合规范和标准等要求。
第二十条 归档时间和份数
（一）科技文件材料，一般归档一份， 对重要的和使用频繁的文件材料，应适当增加副本。对于周期较长的项目，可以按阶段分批归档， 周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。
（二）党政工团等各类管理文件材料，应按年度归档， 一般应在第二年6月底前或在协议时间内归档。
（三）凡几个单位合作的项目， 由主办单位立卷并保存一套完整的档案。协作单位除把所形成的文件材料归档外， 还应复制一套副本交主办单位保存。

第五章 档案的管理
第二十—条 各单位的各种载体档案由档案部门集中统一管理。 大、中型企、事业或驻地分散的单位，亦可设立档案分室， 但必须配备专人，实行统一管理，分级保管。
第二十二条 各单位要搞好档案管理的标准化、规范化， 认真做好档案管理的各项基础工作，提高档案的科学管理和现代化管理水平。 各大、中型企事业单位要逐步实现技术图纸的缩微化管理。
第二十三条 各单位档案的分类方法， 要根据国家和上级主管部门的规定进行分类。其分类、排列和编号， 必须遵循便于保管和利用的原则。档案的一般分类方法是：科研档案按课题分； 产品档案按型号或种类分；设备仪器档案按型号或种类分；基建档案按工程项目分； 党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案， 一般按问题或组织机构分；会计档案按文件形式（名称）分；干部（职工）工人档案，按干部、工人分；声像照片档案，按档案载体形状分。
第二十四条 各单位必须建立健全技术文件更改制度。 严格履行批准手续，凡手续不全，任何部门或个人不得在技术文件上改动。 设计文件的更改应按约有关设计文件的更改规定执行。
第二十五条 各单位要根据国家和上级主管部门的规定编制档案保管期限表。档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。 凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长久保存利用价值的， 应永久保存。凡是在一定时期内本单位进行工作总结、经验交流等需要查考利用的， 应酌情列为长期或短期保存。凡介于两种保管期限之间的，一律从长保存。
第二十六条 各单位要定期进行档案的密级审查和价值鉴定。 鉴定工作应在本单位主管档案工作负责人的领导下，由科技、保密、 档案和有关部门组成鉴定委员会（或小组）进行。对经鉴定确定销毁的档案， 必须造具清册，提出销毁报告，经本单位领导批准，由两人以上在指定地点监销。
第二十七条 各单位应建立健全档案工作的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定和利用效果等定期进行统计， 并向上级主管机关报送。
第二十八条 档案部门应定期检查档案保管情况， 发现破损或变质的档案应及时修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。 如遇有特殊情况应及时处理，并向上级主管部门报告。
第二十九条 单位撤销或变动时，各类档案要妥善保管， 经主管机关批准后，向接收单位移交。工作人员变动工作时， 必须将属于归档范围的文件材料，全部上交，不得私自带走。
第三十条 凡引进的技术项目和技术文件，中外合资经营项目的档案，档案部门人员应参加开箱验收，并负责接收和保管。

第六章 档案的开发利用
第三十—条 各单位按照《中华人民共和国档案法》的规定， 积极创造条件，向本单位开放档案信息，最大限度地满足利用者的需要。
第三十二条 各单位应编制必要的检索工具， 搞好档案信息的二次加工，面向领导、科技人员，面向经济建设，为改善经营管理， 提高产品质量，降低物质消耗和增加经济效益服务。
第三十三条 各单位档案部门要加强档案的咨询工作，主动开展服务，充分发挥档案的作用。
第三十四条 各单位档案部门应积极参加档案工作的各项活动， 交流档案信息，实现资源共享。

第七章 库房、设备和经费
第三十五条 保存档案必须有专用库房， 档案库房技术管理应符合国家档案局颁发的《档案库房技术管理暂行规定》的要求。 库房内严禁堆放杂物。要做到办公室、库房和阅览三分开。新建、 扩建单位应同时建设符合国家《档案馆建筑设计规范》要求的库房设施。 声像档案库房应有良好的卫生条件和防火、防光、防尘、防磁、防潮、防盗、防高温、 防有害生物和防污染等安全措施。温度应保持在18～24℃之间，相对湿度应为40 ％～60％，要避开30奥斯特以上的磁场。
第三十六条 为了确保档案的安全，档案部门应配有去湿、吸尘、 空调、防护等必要的设备和装具。根据档案现代化管理的需要， 配置必要的贮存、复制设备，并逐步实现档案的缩微化和计算机管理。
第三十七条 档案工作所需经费，企业单位要按照财政部、 国家档案局财企字（1980）第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。 科研单位从事业费或每年科研经费总额中拔出一定的数额作为档案工作的经费。一般行政事斗单位要按照国家档案局国档发（1987）第1号《关于印发财政部《国家预算收支科目》中列入一般行政事业单位档案设备购置费的通知》执行。

第八章 附 则
第三十八条 本条例由机械工业部办公厅负责解释。
第三十九条 本条例自发布之日起施行。